كيف تغنيك منصة مجلس تك عن التنقل بين المنصات المختلفة

خلال السنوات الأخيرة بدأت الشركات والمؤسسات بالعمل على الاستفادة من التقنيات الحديثة والأدوات المتاحة لتحسين الإنتاجية وتسريع وتيرة العمل وتحسين جودته، فظهرت خدماتٌ للاجتماعات والمؤتمرات الرقمية، وخدمات تنظيم الأعمال وترتيب المهام على مستوى الأفراد والفرق، وبالفعل قامت هذه الخدمات بتحسين جودة العمل في ملايين الشركات حول العالم، وبدأت بعض مجالس الإدارة أيضاً بالاستفادة من هذه الأدوات.

وبالرغم من أن تطبيقات مثل Slack أو Trello أو Zoom قد تكون مفيدةً لفرق العمل، ولكن لمجالس الإدارة خصوصيةٌ واحتياجاتٌ أخرى لا تَستطيع هذه الخدمات تلبيتها بشكلٍ كاملٍ، كما أن الانتقال من تطبيقٍ إلى آخر يُعتبر مَضيعةً لوقت  أعضاء مجلس الإدارة، وهُنا تَظهر الحاجة إلى خدمات إدارة وحوكمة مجالس الشركات المتوفر في مجلس تك.

قد يَلمع في الأذهان سؤالٌ، لماذا مجلس تك بالتحديد…؟  لذلك سنُقدم لك الإجابة سلفًا وأترك لك حرية القرار.
هذه المنصة عبارةٌ عن نظامٍ متكاملٍ مُهيأٍ ومُجهزٍ بأفضل الإمكانات ليكون قادرًا على نقل مجالس الإدارة وأعمالها إلى العالم الرقمي دون أي صعوباتٍ نهائيًا، ولا داعي لاستخدام أي خدماتٍ أو تطبيقاتٍ أخرى بعد استخدام مجلس تك.

كيف تُغنيك منصة مجلس تك عن التنقل بين المنصات المختلفة؟

مجلس تك هو نظام إدارة مجالس متكاملٌ يُساعد على حوكمة المجالس الإدارية وجعلها مؤهلةً لممارسة أعمالها بأفضل الطرق وفقًا للأنظمة السائدة في المملكة العربية السعودية،  كما تعمل المنصة على تلبية كافة احتياجات المجالس ومُتطلبات تنفيذ أعمالها دون الحاجة إلى استخدام الأوراق والطرق التقليدية في الاجتماعات.

ستصل إلى الإجابة الشافية حول كيفية الاستغناء عن التنقل بين المنصات المختلفة عند استخدامك مجلس تك، بعد التعرف على الميزات والعمليات التي يُمكنك تنفيذها باستخدام المنصة، وهذه أبرزها:

المجالس واللجان

من خلال مجلس تك يُمكنك بكل سهولةٍ إضافة مجالس إدارةٍ جديدةٍ إلى شركتك، و لجانٍ فرعيةٍ تابعةً لها، ومَنح كل شخصٍ الصلاحيات التي يجب أن يحصل عليها بحسب منصبه ودوره في المجلس أو اللجنة، وهي من الميزات التي تُسهل حياة مجالس الإدارة والتي من الصعب العثور عليها في أي منصات تواصلٍ أخرى.

يُمكن إضافة مجلس إدارةٍ أساسي جديد من خلال التوجه إلى: المجالس واللجان >> إضافة مجلسٍ أو إضافة لجنةٍ فرعيةٍ

والآن يُمكنك إضافة معلومات مجلسك الجديد، وتاريخ بداية انعقاد المجلس وتاريخ نهاية انعقاده، وإرفاق ميثاق المجلس وتحديد أعضائه.

يُمكنك تعيين كلًا من رئيس مجلس الإدارة – نائب الرئيس – أعضاء المجلس –  سكرتير المجلس – أمين السرّ.

وبعد إضافة المجلس الجديد واللجان التابعة لهُ، يُمكن الآن البدء بتنفيذ الأعمال وجدولة الاجتماعات ويَستطيع كل شخصٍ القيام بمهامه بكل سلاسةٍ ويُسرٍ.

إدارة الاجتماعات

يُمكن لأمين سرّ المجلس أو اللجنة  إعداد الاجتماعات وضبطها عبر منصة مجلس تك بكل سهولةٍ، فهو قادرٌ على إنشاء اجتماعٍ وإنشاء جدول الأعمال  وجدولته ثم إرساله إلى كافة الأعضاء ، كما تُعطيه المنصة كافة تفاصيل الاجتماع حول قبول الدعوة أو رفضها، إلى جانبِ تسجيل الحضور في الاجتماع بسهولةٍ ويسرٍ وخلوٍ من التعقيد تمامًا.

كما يتم عقد الاجتماع حتى في حال عدم تواجد أعضاء مجلس الإدارة في نفس المكان، وذلك من خلال خاصية مكالمات الفيديو الجماعية عالية الجودة، دون أي تحديدٍ لوقت المكالمة أو أي خسارةٍ في الجودة.

كما يُمكن العودة إلى محاضر الاجتماعات المنعقدة سابقًا بسهولةٍ، وتَمرّ عملية إدارة الاجتماعات عبر المجلس بعدة مراحل تُتيح التسلسل للمستخدم في إنشاء الاجتماع والإعلان عنه، وهي: ما قبل الاجتماع، أثناء الاجتماع، ما بعد الاجتماع.

التصويت على القرارات

تُحدِد قرارات مجالس الإدارة مستقبل ومَصير الشركات وبالتالي يَجب أن تكون عملية التصويت عليها مناسبةً وتُراعي مُتطلبات المجالس، وهذا ما لا تُوفره أيٌ من الخدمات غير المخصصة لمجالس الإدارة.

 مجلس تك يُعطي اللجان وأعضاء مجلس الإدارة إمكانية المشاركة إلكترونيًا في التصويت على القرارات المتخذة بالقبول أو الرفض، وتَمتاز هذه الطريقة بالسلاسة والنزاهة وكامل الشفافية بالإضافة لاختصار الوقت أكثر من الطرق التقليدية الأخرى.
يُمكن البدء بالتصويت من خلال الولوجِ إلى خاصية التصويت على القرارات، ويبدأ التصويت بالنقر على أقصى يسار الشاشة بجانب كل قرارٍ من المتوقع التصويت عليه، فيُصبح المستخدم أمام خيارين إما بدء التصويت أو العودة والامتناع عن التصويت، وفي حال قررت التصويت ستجد نفسك أيضًا أمام ثلاث خياراتٍ يُمكنك اختيار ما يناسبك منها وهي: (موافق، غير موافق، تَحَفُظ)؛ فتظهر إحصائيات التصويت على يسار الشاشة ونتائجها مع أسماء الأعضاء الذين أدلوا بأصواتهم وحالة التصويت.

بعد انتهاء الوقت المخصص للتصويت، يَحصل أمين سرّ المجلس على نتائج نهائيةٍ حول من أدلى بصوته ومن لم يدلِ به، وحالة التصويت ما بين موافق أو معارض وغيرها.

متابعة تنفيذ القرارات

مُراقبة القرارات ومُتابعتها أولًا بأولٍ من الأمور الهامة في حياة مجالس الإدارة، لذلك تُوفر منصة مجلس تك هذه الميزة ليكون مُتخذي القرار قادرون على الوصول إلى القرارات بعد انعقاد الاجتماعات بواسطة مجالس الإدارات، ويُصار أيضًا بواسطة هذه الميزة إلى التحقق من مدى تنفيذ وتطبيق القرارات المتخذة بالوجه الأمثل بعد توكيل مهمة التنفيذ للأشخاص المعنيين من داخل المؤسسة.

القرارات بالتمرير

منصة مجلس تك من الأنظمة الفعالة في تسهيل أعمال مجلس الإدارة عن طريق تسهيل آلية اتخاذ قرارات المجلس وأتمتة إجرائها، وبخاصية القرارات بالتمرير يَسهل أيضًا التصويت على القرارات من قبل المخولين بذلك دون هدر الجهد والوقت ودون الحاجة لعقد اجتماعٍ آخر في أعقاب الأول من أجل التصويت.
هذا التطبيق قادرٌ على تغطية كافة الاحتياجات التي تبحث عنها مجالس الإدارة لتُغنيها عن تكرار عقد الاجتماعات؛ ومن خلال هذا النظام أنت قادرٌ على تمرير القرارات والتصويت عليها لاختيار القرار الأنسب وصنعه.

مكتبة المستندات

يَحصل كل مستخدمٍ لمنصة مجلس تك على مكتبةٍ خاصةٍ به تُمكنه من تنظيم ملفاته وترتيبها بأسهل طريقةٍ، وحِفظها في مكانٍ موثوقٍ به ومُشفرٍ باستخدام أعلى معايير التشفير ولا يُمكن الوصول إليه إلا من قِبل الأعضاء المخولين بالوصول لذلك.

ميزاتٌ أخرى

لا تقتصر الميزات والخصائص المقدمة عبر منصة مجلس تك على تلكَ المذكورة أعلاه فحسب؛ فهناك الكثير من الميزات الأخرى التي تُسهل لك العمل، منها:

  • الصلاحيات: من الممكن التحكم بالصلاحيات وتوزيعها حسب الاختصاص من قبل الشخص المسؤول دون حدوث أي انتهاكٍ لخصوصية الآخرين إطلاقًا، إذ يُوفر النظام خصوصيةً متكاملةً بالتحكم بالمعلومات وتَحديد ما يَسمح بمشاركته ونشره وكفّ اليدّ عن الوصول إلى البعض الآخر تبعًا لرؤية المدير ورغباته.
  • إعدادات الحوكمة: من خلال هذه الميزة يُمكن التحكم بشكلٍ كاملٍ في كيفية تطبيق معايير الحوكمة وأُسسها في النطاق، فيُصبح الأمر أكثر سهولةً بالنسبة للإدارة لتنفيذ جميع القوانين والنظم الخاصة وفقًا للقطاع الذي تعمل به المنظمة، ويكون عادةً المدير على اطلاعٍ بالمعايير الخاصة بالحوكمة والأكثر ملائمةً تبعًا لطبيعة المنشأة.
  • تطبيق الجوال: لا تستدعي الحاجة لاستخدام الحاسوب أو الجهاز المكتبي دومًا؛ فمن الممكن استخدام تطبيق الجوال أو التابلت من أي مكانٍ وفي أي زمانٍ للوصول إلى ميزات مجلس تك.

وبذلك لم يَعد هناك حاجةً للتنقل بين المنصات المختلفة إطلاقًا؛ فبإمكان مجلس تك حلّ جميع المشاكل وتَقديم كل الأعمال التي تُسهل أعمال مجالس الإدارة  دون الحاجة لأي تطبيقاتٍ أخرى.

ومن الجدير بالذكرِ أن منصة مجلس تك قد حظيت بثقةِ كبرةٍ من مجالس الإدارات في مختلف الجهات الحكومية وغير الحكومية، ويُمكن لشركتك أو مؤسستك تجربة المنصة الآن مجاناً قبل اتخاذ القرار باعتمادها.

طلب تجربة مجانية

شارك المقال

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

اشترك الآن في نشرتنا البريدية

احصل على آخر العروض والتحديثات الهامة من مجلس تك

اقرأ أيضاً