آخر الأخبار
قياس فعالية الاجتماعات
كيف يمكن قياس فعالية اجتماعات مجلس إدارة الشركة؟

التزام الشفافية والصراحة بين إدارة الشركة والمساهمين دليلًا مهمًا على ممارستها الحوكمة بطريقةٍ جيّدةٍ، فهذا يُظهِر أن مجلس إدارة الشركة مهتمٌّ برفع قيمة مساهمته وتحقيق التزاماته تجاه هؤلاء المساهمين، وهو عاملٌ رئيسيٌّ أيضاً في رفع ثقة المساهمين بالمجلس وطمأنتهم أن استثماراتهم وأموالهم تُستخدم في المكان الصحيح وبالطريقة الصحيحة.

إن اجتماعات مجلس إدارة الشركة لها دورٌ هامٌّ جداً في تعزيز هذه الثقة ولهذا يُعتبر قياس فعالية الاجتماعات من النقاط الرئيسية التي يجب التركيز عليها دائماً.

متى تكون اجتماعات مجلس إدارة الشركة فعّالةً؟

بشكلٍ عام، تكون الاجتماعات فعّالةً عندما تَحترم وقت المشاركين فيها وتُقدِّم في النهاية نتائج ملموسةً يُمكن إظهارها للمساهمين بالشركة، و لتحقيق هذه النتيجة،على رئيس مجلس الإدارة وأعضاء المجلس التعاون فيما بينهم على توزيع المهام والمشاركة في حوكمة الشركة، ويجب أن تكون هذه المهام متساويةً في الأهمية ليكون لجميع الموجودين في المجلس تأثيرًا على نتائج هذه الاجتماعات. 

عندما تُوزَّع المهام بشكلٍ جيّدٍ على كافة أعضاء المجلس ويساهمون جميعاً في تشكيل القرارات بدلاً من استفراد رئيس المجلس بها، يُمكن لكلٍّ منهم تقييم نفسه بشكلٍ أكثر عدلاً ووضوحاً، وسيساعدهم ذلك في معرفة نقاط ضعفهم وقوّتهم التي يجب عليهم العمل عليها في المستقبل.

التقييم الذاتيّ هذا يلعب دوراً محورياً أيضاً في حوكمة الشركة وشفافيتها، وعلى الرغم من أنّ هذا النوع من خيارات التقييم الذاتيّ أصبح مفروضاً على بعض الشركات، يُمكن للشركات التي لا تُفرَضُ عليها سياسةٌ مشابهةٌ اتّباع هذا الأسلوب لتقوية العلاقة والشفافية بين مجلس الإدارة والمساهمين.

بناء ثقافةٍ وسياسةٍ داخليّةٍ في الشركة تُعزز الصراحة والأمانة في التقييمات الذاتيّة وتُشجع أعضاء مجلس إدارتها وموظّفيها على تقييم نقاط ضعفهم بشكلٍ موضوعيّ؛ لا يساهم هذا في زيادة الثقة بين الشركة والمساهمين فيها فحسب، بل يُساعد أيضاً في تطوير قدرات موظّفيها وتحسين أدائهم بشكلٍ ملحوظ.

مجالات قياس فعاليّة اجتماعات مجلس إدارة الشركة:

في البداية، من المهم جدّاً الاستفادة من سجلات وأجندات الاجتماعات السابقة، حيث يُمكن استغلال هذه السجلات في تحديد المهام والنقاط الروتينية والمكررة التي يتمّ الخوض فيها ثم جمعها والتركيز عليها في نهاية كل اجتماعٍ، هذا يسمح باستغلال الجزء الأكبر من الاجتماعات في التخطيط ونقاش استراتيجيات الشركة، وهو الجزء الذي يحتاج الجهد الأكبر، بدلاً من إضاعة الوقت والجهد بشكلٍ مستمرٍ على المهام الروتينية.

من المهم أيضاً تحديد المهام وتوفير التدريب والتأهيل الكافي للأعضاء الجدد، يُساعد هذا على استغلال أوقات الاجتماعات بأفضل شكلٍ ممكنٍ، حيث يكون كلّ عضوٍ من أعضاء مجلس الإدارة قادرًا على تمييز مهامه وصلاحياته، بدلاً من تضييع وقت الاجتماع الثمين في نقاش هذه المهام والصلاحيّات.

الأمن الرقميّ: من أهم النقاط التي يجب التركيز عليها والتي تزداد أهميّتها مع الانتقال نحو الرقمنة، ويُمكن للتقييمات الذاتية إضافةً للاستعانة بمنصّاتٍ وخبراء خاصّين بالأمن الرقميّ تعزيز هذا الجانب، بالأخص عندما يتعلق الأمر بالتواصل بين الأعضاء خارج الاجتماعات.
استخدام منصّةٍ مثل مجلس تك للتحول الرقمي للإجتماعات يضمن أمن الشركة الرقميّ وحماية بياناتها.

هناك العديد من الأسئلة التي يمكن لرئيس مجلس الإدارة الإجابة عليها لضمان فعالية اجتماعات مجلس إدارة الشركة:

  • هل يتواصل المدير مع أعضاء المجلس بما فيه الكفاية؟
  • هل يشارك الأعضاء بالاجتماعات بحماسٍ ومعنوياتٍ مرتفعة أم بتوقعاتٍ متواضعةٍ؟
  • هل يشارك رئيس المجلس في إنجاز المهام؟
  • هل يشارك رئيس المجلس في النقاشات أم يترك الحديث لبقية الأعضاء دون الإدلاء بدلوه؟
  • هل يبدأ الاجتماع بالوقت المخصص له أم أن العديد من الأعضاء يتأخرون في الوصول أو في التحضير قبل الاجتماع؟
  • هل يشعر الأعضاء بأن الاجتماعات مناسبةٌ من ناحية الوقت والمكان والمدّة؟

دراسة المؤشرات السابقة والإجابة على هذه الأسئلة يُمكن أن تُساعد رئيس مجلس إدارة الشركة على تقييم وضع الاجتماعات وتحديد ما إن كان المجلس بحاجةٍ لعقد المزيد من الإجتماعات أو إطالة مدّتها أو اختصارها، وكلّ هذا من الممكن أن يُساهم في زيادة فعالية هذه الاجتماعات على المدى الطويل.

بالطبع، يَضع هذا الكثير من المهام على عاتق رئيس المجلس، وعلى الشخص الذي يشغل هذا المنصب أن يكون خبيراً وعارفاً في أساسيات الحوكمة وقادراً على تعليم نفسه والآخرين في المجلس عن أفضل ممارسات حوكمة الشركات، وهذا دور القائد الذي على رئيس المجلس أن يقوم به عن طريق تطبيق القواعد واللوائح وسياسات الشركة على نفسه أولاً قبل طلب تنفيذها على بقية الأعضاء.

يلعب رؤساء مجلس الشركة دوراً مباشراً في تحديد فعالية اجتماعات مجلس إدارة الشركة، وتُعدّ التقييمات الذاتية للمجلس ضروريةً لقياس أداء المجلس، وعاملاً مهماً للمساعدة في طمأنة المساهمين بأن المجلس يَعمل على تنفيذ مسؤولياته بأفضل شكلٍ ممكن.