آخر الأخبار
ثلاثة أسباب توضح أن تطبيقات مشاركة المستندات ليست كافية لمجالس الإدارة

تعد تطبيقات مشاركة المستندات واحدة من بين العديد من الأدوات الرقمية التي تحتاجها المجالس لإدارة مؤسساتها بالطريقة التي تعد الأكثر كفاءة وأمانًا. وعادة ما يواجه مجلس الإدارة ظروفًا مختلفة تلفت الانتباه إلى الحاجة إلى أدوات أو خدمات رقمية جديدة تساهم في تبسيط العمليات المختلفة وحل المشكلات. فمع ظهور كل موقف جديد، قد يحدد عضو مجلس الإدارة حلاً يعالج موقفًا معينًا دون النظر إلى الاحتياجات أو العمليات الأخرى التي يستخدمها مجلس الإدارة بالفعل.

من البديهي أن يحتاج أعضاء المجالس الإدارية إلى التعاون في المستندات ومشاركتها مع أقرانهم أو آخرين غيرهم. ومن ناحية تطبيقات مشاركة المستندات المتوفرة في السوق، فلا يوجد نقص بعددها، حيث أن لكل منها مجموعة متنوعة من الميزات ومستويات الأمان إلا أنها توفر وظيفة أو وظيفتين فقط هما المشاركة والتوقيع. وفي حين تدعي العديد من التطبيقات امتلاكها أماناً مدمجاً سيبقى من الصعب تحديد فيما لو كان مستوى أمان التطبيق توافق المعايير التي تحتاجها مجالس الإدارة لحمايتهم من تبعات تحمل المسؤولية.

وبالإضافة إلى القدرة على إرسال مستند إلى شخص أو عدة أشخاص من أعضاء مجلس إدارة الشركة أو امتلاكهم القدرة على التوقيع إلكترونيا على قرارات متخذة بالإجماع، قد يرغب البعض بأضافة تعليقات أو تحديد نقاط معينة سبق وأن استرعت اهتمامهم. كما تظهر حاجة مجلس الإدارة لأن يكون قادراً على أرشفة مستنداته وحفظها في مكان مركزي آمن حيث لا يمكن لأحد سوى أعضاء مجلس الإدارة الولوج إليه، مما يسهم في الإبقاء على أعمال الشركة بعيدة عمن قد يرغب الإضرار بأعمالها. 

بالإضافة إلى إمكانية مشاركة الملفات، تحتاج مجالس الإدارة إلى أدوات حوكمة أخرى مثل: 

  •  منصات تؤمن آلية آمنة للتراسل والاجتماعات الإلكترونية. 
  • برنامج إدارة مجلس الإدارة، والأدوات الضرورية لضمان الإدارة السليمة والامتثال للقوانين. 
  • أدوات تقييم المجلس، وجدولة الأعمال. 
  • تأمين منصات خارجية لتخزين مستندات الشركة.

بالمقابل، من شأن أن تحل منصات إدارة المجالس مكان كل هذه الأدوات والكثير غيرها، فهي متعددة الوظائف وتصلح لجميع المهمات باعتبار أنها الشيء الوحيد الأفضل الذي يقدم البديل عن الحاجة لإيجاد الأدوات الصحيحة للقيام بمهمة محددة مع ضمان عدم تعريض هذه الأدوات أمان الشركة للخطر. ونظراً لإستخدام أعضاء مجالس الإدارة العديد من الأدوات والعمليات المختلفة أثناء عمل المجلس، فإن الإعتماد على منصة واحدة هو أكثر كفاءة على تنفيذ هذه الأنواع من أنشطة الحكومة: 

  • مشاركة الملفات والتعليق عليها، وتجميع كتب المجلس الالكترونيه في مكان واحد.
  •  تسجيل محضر الاجتماع وإرساء آلية آمنة للتراسل. 
  • إدارة التقويمات والخطط المستقبلية، مما يسمح بامتلاك أدوات التقييم الذاتي للمجلس عبر الإدارة بالأهداف. 
  • تخزين سجلات التأسيس وبيانات الالتزام لأعضاء المجلس، وتقارير الأعمال.

يمكن الاعتماد على منصات إدارة الشركات من الاستفادة من هذه الأدوات وجل ما يحتاجه مجلس الإدارة لضبط الدورات السنوية، ودورات تطوير المجلس واجتماعاته. 

وظراً لأن جزءاً لا يستهان به من مسؤوليات مجالس الإدارة هي ذات طبيعة سنوية، تأتي أهمية دور منصة كهذه من خلال احتلالها مكاناً مركزياً لإدارة السياسة والامتثال التنظيمي بمعايير الشركة، وإعداد الميزانية والتدقيق، وتعيين أعضاء مجلس الإدارة والتوجيه، وإرساء الاتصالات الآمنة. فالقاسم المشترك لهذه العمليات هو تطلبها مشاركة آمنة للملفات. 

وسواء كان مجلس الإدارة يعقد اجتماعاته كل ثلاثة أشهر أو كل شهرين أو بشكل دوري، فإن برنامج منصة الإدارة هو الداعم الأول لجميع عمليات التخطيط المسبق التي تدخل في التحضير لاجتماعات مجلس الإدارة المنتجة. كما يعد تطبيق مشاركة الملفات أيضاً مصدراً مفيداً لإدارة أنشطة ما بعد الاجتماع والتأكد من أن أعضاء مجلس الإدارة يتابعون مهامهم المعنية قبل قدوم موعد الاجتماع التالي. كما أنه يتيح للأعضاء ولوج وثائق المجلس من أي جهاز إلكتروني.

عادة ما تستمر دورة تطوير مجلس الإدارة الواحدة حوالي ٣-٥ سنوات، ولهذا فمن شأن منصة إدارة المجلس أن تساعد في تلبية احتياجات مشاركة الملفات المتعلقة باستقدام أو تعيين أو انتخاب أعضاء مجلس الإدارة. حيث تسمح هذه الطريقة القابلة للتطبيق المستمر بضمان امتلاء مقاعد مجلس الإدارة في جميع الأوقات. كما تمكن خاصية مشاركة الملفات اللجان المختصة بترشيح وحوكمة الإداريين من التعاون مع بقية أعضاء المجلس فيما يتعلق بمراجعة السير الذاتية الخاصة بالمدراء المحتملين. 

بأخذ كل شي في قيد الاعتبار فإن تطبيقات مشاركة الملفات لا تكفي وحدها لتلبية احتياجات مجالس الإدارة، فالأعمال المنوطة بها تنفيذها هي أكثر أهمية وتعقيداً من أن يتم الاعتماد بتلبيتها على تطبيقات ذات درجة أمان مشكوك فيها.