تعتبر الجمعية العمومية بمثابة الهيئة التقريرية الأعلى في قمة الهرم المؤسسي، وتتألف من كافةِ الأشخاص المساهمين في تأسيس المنشأة، ومن الممكن للنظام الأساسي الخاص بالمنشأة أن يحدد الحد الأدنى لمقدار المساهمة لمنح المساهم صفة العضو في الجمعية العمومية مما يكسبه الأهلية لحضور الاجتماعات.

وغالبًا ما تنعقد الاجتماعات العادية للجمعية سنويًا لغاياتِ التصديق على حسابات الشركة ورصد الأرباح وتوزيعها على كافة المساهمين حسب عدد الأسهم، كما تتولى مسؤولية اختيار وتعيين أعضاء مجلس الإدارة، هذا وتلجأ الجمعية إلى عقد اجتماعات غير عادية في ظل ظروف استثنائية، ويعتمد أسلوب التصويت في اعتماد القرارات وأخذها وفقًا للأغلبية، حيث يمثل السهم صوتًا واحدًا ماعدا الأسهم الممتازة التي ينفرد حاملوها بمجموعة من الحقوق التفضيلية؛ إذ يمكن لهم التصويت لأكثر من مرة.

أهمية الجمعيات العمومية

تكمن أهمية وجود الجمعيات العمومية في الشركات بما يلي:

• الرفض أو الموافقة على التعويضات والمكافآت المستحقة لأعضاء مجلس الإدارة.
• المشاركة باتخاذ القرارات من خلال التصويت ضمن اجتماعات الجمعية العامة.
• متابعة سير العمل في المنشأة من خلال طرح الأسئلة على المجلس والحصول على المعلومات الكافية في التوقيت الملائم لذلك.
• فرض الرقابة على الأداء والأنشطة التي تمارسها الشركة وكافة أنشطة مجلس الإدارة.
• مراقبة دفاتر الشركة والاطلاع عليها والكشف على الوثائق وكافة المعلومات والبيانات ذات العلاقة بأعمال الشركة.
• صنع واتخاذ القرار المناسب بعد دراسته دراسة وافية قائمة على المعلومات المتوفرة بين يديّ المساهمين.
• الاطلاع على الاكتتاب والتحقق من الأسهم في الشركة، كما تقع على عاتق الجمعية العمومية مسؤولية التأكد من الوفاء بالحد الأدنى من رأس المال وما تم استحقاقه من قيمة الأسهم تبعًا لأحكام النظام.
• البدء بتعيين أعضاء مجلس الإدارة، بحيث لا تتعدى المدة الزمنية للمجلس خمس سنوات.
• تداول تقارير تقويم الحصص العينية وتقرير المؤسسين حول الأعمال والنفقات التي قامت الشركة لأجلها وإقرارها.

طريقة عمل الجمعيات العمومية

يوجه المؤسسون دعوة لكافة المكتتبين من أجل عقد جمعية عمومية في غضونِ 45 يوم من تاريخ صدور القرار الوزاري بترخيص تأسيس الشركة ذات الاكتتاب المغلق، أو تاريخ إيقاف الاكتتاب على الأسهم في الشركة المساهمة، ويأتي ذلك تبعًا للقوانين المبرمة في نظام الشركة، ويشترط عادةً ألا تكون الفترة الزمنية بين تاريخ الدعوة والانعقاد أقل من ثلاثة أيام في حال كانت الشركة ذات اكتتابٍ مغلق، أما في حال كانت ذات اكتتاب عام فيجب ألا تقل عن عشرة أيام، وبناءً عليه يمنح المكتتب حق حضور الجمعية التأسيسية بغض النظر عن عدد أسهمه، ولكي يكون الاجتماع صحيحا لا بد من حضور عدد من المكتتبين الذين يملكون ما يساوي مقدار نصف رأس المال كحدٍ أدنى؛ وفي حال عدم توافر الِنصاب فإن الجمعية تتجه لعقد اجتماع ثانٍ بعد مضي خمسة عشر يوم كحد أدنى، ويتوجب على الجمعية اعتماد واختيار رئيس وأمين سر وجامع الأصوات في الجمعية.

يحق للجمعية العامة العادية انتخاب أعضاء مجلس الإدارة خلال المدة المنصوص عليها ضمن بنود نظام الشركة بحيث لا تتعدى ثلاث سنوات، ومن الممكن إعادة انتخاب أعضاء مجلس الإدارة في حال لم يحدد نظام الشركة ذلك، كما يكشف النظام المؤسسي طريقة انتهاء عضوية المجلس أو حتى حلها بناءً على مجلس الإدارة، كما يحق للجمعية العامة عزل كافة أعضاء مجلس الإدارة.

عقد اجتماعات الجمعية في الظروف العادية 

يدعو مجلس الإدارة إلى عقد اجتماعات الجمعيات العامة العادية في حال تقدم مراجع الحسابات أو لجنة المراجعين أو عدد من المساهمين على ألا تقل حصصهم عن 5% من رأس المال، ومن الممكن أيضًا لمراجع الحسابات الدعوة لمثل هذه الاجتماعات في حال عدم قيام مجلس الإدارة بالدعوة للاجتماع في غضون 30 يوم من تاريخ الطلب الذي قدمه سابقًا، كما تُدعى الجمعية العمومية العادية للانعقاد في ظل عددٍ من الحالات منها:

• انتهاء المدة الزمنية المحددة للانعقاد وفقًا لنصوص قانون نظام الشركات دون انعقادها.
• نقصان العدد في أعضاء مجلس الإدارة دون الحد الأدنى المشترط لصحة الانعقاد.
• ظهور مخالفات تتنافى مع نظام الشركة أو حتى حدوث خلل في إدارة الشركة.
• السماح للمساهمين الذين يملكون ما نسبته 2% من إجمالي رأس المال بتقديم طلب رسمي لعقد الجمعية العمومية العادية ووضع الطلب أمام الجهات المختصة.

عقد اجتماعات الجمعية في ظل أزمة كورونا

بعد اجتياح فيروس كورونا COVID-19 العالم، اتجهت الجمعيات العمومية إلى عقد اجتماعاتها عن بعد، وقد أوقفت جهات مثل هيئة الأوراق المالية السعودية عقد الاجتماعات للشركات المدرجة في السوق المالية حضورياً حتى اشعار آخر، وأوصت باستخدام منصات الاتصال المرئي التي تساعد على عقد هذا النوع من الاجتماعات تماشياً مع الإجراءات الوقائية المتخذة.

باستخدام منصة مجلس تك يمكن عقد اجتماعات الفيديو للجمعيات العمومية بكل سهولة، وتتضمن المنصة نظام إدارة مجالس وحوكمة متكامل يُسهل إدارة الاجتماعات ووضع القرارات والتصويت عليها وتنفيذها وغيرها من الميزات والخصائص التي تجعل منه الأفضل على الإطلاق في مختلف الظروف الاعتيادية وغير الاعتيادية.

احصل على نسختك المجانية الآن