6 نصائح لكتابة محاضر اجتماعات مجلس الإدارة ومتابعة القرارات
يتوجب على الشركات عقد اجتماعات مجلس الإدارة لتوثيق القرارات الهامة التي تؤثر على الشركة. ويمكن أن يضع الفشل في عقد هذه الاجتماعات الشركة ومكتسباتها القانونية في خطر
السبيل الوحيد لإثبات أن الاجتماع تم عقده هو تعيين شخص مسؤول عن "أخذ محاضر الشركة" من بين الحاضرين. وغالبًا ما يكون من مسؤولية سكرتير الشركة تنفيذ هذه المهمة
متى يتم تسجيل محاضر الشركات؟
لا يقتصر تسجيل محاضر الشركات على اجتماعات مجلس إدارة الشركة فقط، بل يشمل أيضًا اجتماعات العمل الأخرى. يجب توثيق جميع المحاضر الرسمية، وتشمل ذلك
الاجتماعات السنوية
اجتماعات المساهمين
الاجتماعات التي تتعلق بتغييرات مالية
إصدار أسهم جديدة
تعيينات الإدارة الجديدة وزيادة التعويضات
بتوثيق هذه الاجتماعات بشكل دقيق، يتم توفير سجل دائم للقرارات والأحداث الرئيسية التي تؤثر على الشركة. هذا ليس فقط ضروريًا للامتثال القانوني ولكن أيضًا للحفاظ على شفافية العمليات والتواصل الفعّال داخل المؤسسة
بعض النصائح التي تمكنك من كتابه ملحظات الاجتماعات باحترافية
التحضير المُسبق
قراءة جدول الأعمال: قم بمراجعة جدول الأعمال قبل بدء الاجتماع لفهم المواضيع التي سيتم مناقشتها وترتيبها
فهم القضايا الرئيسية: احصل على فهم جيد للقضايا الرئيسية أو القرارات المحتملة التي قد تطرأ خلال الاجتماع. وهذا سيساعدك في التركيز على التقاط المعلومات ذات الصلة
استخدام تنسيق هيكلي
ابدأ بتفاصيل الاجتماع: قم بتضمين تاريخ الاجتماع، والوقت، والموقع في بداية محضر الاجتماع
عناصر جدول الأعمال: نظم محضر الاجتماع بناءً على عناصر جدول الأعمال. استخدم عناوين لكل عنصر جدول الأعمال وقدم التفاصيل والمناقشات ذات الصلة تحت كل عنوان
تسجيل الحضور: اذكر من كان حاضرًا ومن كان غائبًا. هذا مهم للمساءلة والشفافية
التركيز على النقاط الرئيسية
التقاط المناقشات: قم بتلخيص النقاط الرئيسية والمناقشات. ركز على القضايا الرئيسية، والحلول البديلة، وأي قرارات تم التوصل إليها
التأكيد على العناصر الفعّالة: وثّق بشكل واضح أي عناصر فعّالة أو مهام تم تكليفها خلال الاجتماع. قدم المسؤولين والمواعيد النهائية
الكتابة بشكل حيادي وموضوعي
الالتزام بالحقائق: تجنب إدراج الآراء الشخصية أو التحيز في محضر الاجتماع. تمسك بلغة محايدة وموضوعية
تسجيل القرارات بدقة: وثّق بشكل واضح نتيجة أي تصويت أو قرار تم اتخاذه خلال الاجتماع. حدد من قدم الاقتراح، ومن ثاناه، والنتيجة النهائية
استخدام لغة واضحة وموجزة
البساطة: استخدم لغة واضحة ومباشرة. تجنب اللغة المتخصصة أو الجمل المعقدة للغاية
تلخيص المناقشات: بدلاً من نسخ كل كلمة، ركز على تلخيص المناقشات والنقاط الرئيسية. استخدم نقاطًا تشير أو قوائمًا مرقمة للوضوح
توزيع محاضر الاجتماع بسرعة
التوزيع في الوقت المناسب: حاول توزيع مسودة محاضر الاجتماع قريبًا من الاجتماع، بينما لا تزال المناقشات طازجة في ذهن الجميع
السماح بالتصحيحات: قدم مهلة لأعضاء الهيئة لمراجعة وتقديم تصحيحات. بمجرد الانتهاء، قم بتوزيع محاضر الاجتماع المعتمدة على جميع الأعضاء