٧ مميزات لاختيار مجلس تك منصة الحوكمة الرقمية لإدارة اجتماعات مجالس الإدارة والجمعيات العمومية
أن التحول الرقمي أصبح سمة العصر وأن التقنية صارت تحكم العالم، فكلما واكبت التطور كلما زادت فرصك في النجاح والنمو في الحاضر والمستقبل. وإذا كنا نتحدث عن الإدارة فمازال الكثير من مجالس الإدارة والجمعيات العمومية يستخدم الطرق والأنظمة التقليدية التي عفا عليها الزمن والتي كانت تعتمد بشكل أساسي على الأوراق والطرق البدائية. لذلك حان الوقت للتغيير وإعطاء الفرصة للتقنية أن تسهل مهام الإدارة وللحوكمة الرقمية أن ترتقي بأعمالكم إلى مستوى أفضل وإنتاجية أعلى بكثير مقارنةً بالطرق التقليدية.
وبالحديث عن الحوكمة الرقمية والتحول الرقمي لابد أن نتحدث عن مجلس تك؛ المنصة الأفضل والأكفأ لإدارة جميع مهام مجلس الإدارة والجمعيات العمومية من مكان واحد بكل سهولة ويسر وأمان.
في هذا المقال سنستعرض سويًا الفرق بين الأنظمة التقليدية التي تعتمد على الأوراق والأنظمة الرقمية مثل مجلس تك، وأيضًا مميزات نظام مجلس تك التي تسهل عمليات إدارة المجالس والجمعيات العمومية بكفاءة وشفافية أكبر.
الأنظمة التقليدية الورقية في ادارة الاجتماعات
عندما نتحدث عن الأنظمة التقليدية الورقية نجد أنفسنا أمام مجموعة كبيرة من التحديات والصعوبات التي سببت الكثير من المشاكل والمتاعب لمجالس الإدارة، بالإضافة إلى تأخيرات كبيرة ومشاكل في إدارة العمل وإضاعة الكثير من المال والجهد دون فائدة.
هذه التحديات مثل:
إهدار الوقت: أحد أكبر المشاكل التي نواجهها مع الأوراق هو الكم الهائل من الوقت الذي نقضيه في التعامل معها. من تنظيم المستندات، إلى البحث عن وثيقة معينة، كل هذه العمليات تستغرق وقتًا طويلاً وجهدًا أكبر، بالإضافة إلى الجهد البشري الكبير المستخدم والذي يمكن أن نحوله لمهام أخرى تزيد من الإنتاجية عوضًا عن ذلك.
خطر فقدان الوثائق: تخيل أن تفقد وثيقة مهمة؟ هذه الوثيقة يمكن أن تؤثر على قرار مصيري، وهذا وارد الحدوث بشكل كبير مع الأنظمة التي تعتمد على الأوراق. فالوثائق الورقية معرضة دائمًا للضياع أو التلف بسهولة، مما يعني أن هناك دائمًا خطر لفقدان معلومات مهمة قد تؤثر على سير العمل واتخاذ القرارات داخل مجلس الإدارة أو الجمعيات العمومية.
لذلك فإن الأنظمة التقليدية التي تعتمد على الأوراق أصبحت تعيق تقدم المؤسسات والشركات وتزيد من فرص حدوث المشاكل ولا تتماشى مع سرعة تطور التقنية في عالم الأعمال. فكان من الضروري أن يكون هناك بديل أفضل لأداء هذه المهام ولديه حلول لجميع الصعوبات والمشاكل التي تسببها الأنظمة التقليدية، ومن هنا جاءت فكرة مجلس تك؛ منصة الحوكمة الرقمية الأفضل التي بها يمكنك الاستغناء عن الأنظمة التقليدية والأوراق إلى الأبد.
وللتوضيح أكثر، سنتحدث عن مميزات مجلس تك التي تغنيك بشكل كامل عن الأوراق بالإضافة الى تجنب المشاكل التي تسببها الأنظمة التقليدية وتحويل هذه التحديات إلى فرص قوية تزيد من إنتاجيتك وترتقي بأعمالك لمستوى أفضل.
مميزات نظام مجلس تك في ادارة الاجتماعات و الجمعيات العمومية
يأتي نظام مجلس تك ليقدم حلولاً رقمية تسهل الكثير من العمليات التي كانت تستغرق الكثير من الوقت والجهد في الأنظمة التقليدية. ومن أبرز هذه الحلول:
إدارة اجتماعات اعضاء مجلس الادارة و الجمعيات العمومية
إدارة الاجتماعات مجلس الادارة و الجمعيات العمومية بشكل فعال هي أحد الأركان الرئيسية لنجاح أي منظمة، فنظام مجلس تك الرقمي يقدم حلولاً تقنية متقدمة تساعد في جعل هذه العملية أكثر سلاسة وفاعلية.
تنظيم الاجتماعات بكفاءة: مجلس تك يجعل تنظيم الاجتماعات أسهل وأسرع، حيث يجعل المستخدمين قادرين بضغطة زر على إعداد جداول الاجتماعات، تحديد المواعيد، وإرسال الدعوات. وهذا يقلل بالطبع من الحاجة للتنسيقات التقليدية التي تستغرق وقتًا طويلاً وربما يحدث فيها أخطاء.
الوصول الفوري للمعلومات والمستندات: يحتاج المشاركون إلى الوصول إلى مستندات ومعلومات معينة أثناء الاجتماعات وهذا ما يوفره نظام مجلس تك الرقمي دون الحاجة للبحث عن الأوراق، كما يتيح هذه المعلومات بشكل مباشر وآمن عبر الأجهزة الرقمية. وهذا بالطبع يسهل عملية مشاركة المعلومات ويجعل النقاشات أكثر فعالية وتركيزًا.
تسجيل وتوثيق الاجتماعات: تسمح تقنيات مجلس تك المميزة التقنيات الرقمية بتسجيل الاجتماعات وتوثيقها بشكل دقيق ومنظم، وهذا يعني أن جميع تفاصيل ومناقشات الاجتماعات يمكن أن تُحفظ للرجوع إليها في المستقبل دون الخوف من فقدانها أو تلفها مثل النظم الورقية.
تعزيز التفاعل والتعاون: مجلس تك يوفد لك أيضًا ميزات تفاعلية تعزز من التعاون بين المشاركين في الاجتماعات، سواء كان ذلك من خلال التصويت الرقمي أثناء الاجتماعات، أو استخدام أدوات التعاون المشترك. كل ذلك يساهم في جعل الاجتماعات أكثر فعالية وتنظيمًا.
التصويت الرقمي مع مجلس تك
للتصويت تأثير كبير وفعال في عملية اتخاذ القرار، لذلك فإن الطرق التقليدية المعتمدة على الوجود الفعلي للمشاركين والأعضاء لها عيوب كثيرة ونسبة الخطأ فيها كبيرة. يوفر مجلس تك خاصية التصويت الرقمي للتسهيل على الأعضاء والمساعدة في اتخاذ القرار بشكل مؤثر وفعال.
كفاءة عالية في التصويت: التصويت الرقمي يجعل عملية اتخاذ القرارات أسرع بكثير من الطرق التقليدية، فبدلاً من الانتظار لتجميع الأوراق وتوزيعها، يمكن للأعضاء التصويت بضغطة زر من أي مكان في العالم، وبالتالي ستكون أكثر دقة وتُنفذ بسرعة وفي وقت قياسي.
شفافية ودقة النتائج: أهم ما يميز التصويت الرقمي هو الشفافية العالية في النتائج، فكل صوت يُحسب بدقة ويُسجل في النظام مما يقلل من إمكانية حدوث أي أخطاء أو تلاعب، وبالتالي هذه الشفافية تعزز الثقة بين أعضاء المجلس وتضمن سير العمليات بنزاهة وعدالة.
لذلك يعتبر التصويت الرقمي أداة مهمة وفعالة لسير الديموقراطية بشكل صحيح ولضمان الثقة والشفافية بين الأعضاء، يقدم لك مجلس تك هذه الميزة التي لا تقدمها لك الأنظمة التقليدية.
التوقيع الإلكتروني مع مجلس تك
دائمًا ما تسمع عن العطلة والتأخير بسبب عدم إمضاء المدير أو أحد الأعضاء، ولكن مجلس تك حل هذه المشكلة بكل بساطة. خاصية التوقيع الإلكتروني التي يقدمها لك مجلس تك تتيح للمديرين والأعضاء التصويت بسهولة ومن أي مكان.
تسريع الموافقات: التوقيع الإلكتروني يجعل عملية الموافقة على الوثائق والمستندات أسرع بكثير من الأنظمة التقليدية، فبدلاً من الانتظار لأيام أو حتى أسابيع لجمع التواقيع الورقية من جميع الأعضاء يمكن الآن إكمال هذه العملية في غضون دقائق وبالتالي فإن الموافقات ستكون أسرع وأفضل.
تعزيز الأمان: يركز مجلس تك بكامل تركيزه على أمان المستندات والوثائق فهو أولوية قصوى له ولأي منظمة، وخاصية التوقيع الإلكتروني توفر الأمان الكامل مقارنة بالتوقيعات الورقية حيث يتم حفظ التوقيعات الإلكترونية بشكل آمن ويمكن التحقق من صحتها بسهولة، مما يقلل من احتمالية التزوير أو الاستخدام غير المصرح به. كما أن المستندات التي تحمل توقيعًا إلكترونيًا تكون محمية بتقنيات تشفير قوية مما يضمن أن المعلومات الحساسة تبقى آمنة.
مما سبق نستنتج أن التوقيع الإلكتروني و التصويت الرقمي لا يُسرعوا تنفيذ القرارات ويضمن الشفافية والدقة فحسب، بل يعززوا الأمان والحماية للبيانات بشكل كامل.
إدارة الوثائق الهامة لجميع الاجتماعات اعضاء مجلس الادارة
إدارة الوثائق من الأشياء الضرورية والحساسة لأي منظمة أو مؤسسة، ففي الأنظمة التقليدية تكون إدارة الوثائق بها مشاكل كثيرة سواء في التنظيم أو في إهدار الوقت أو في حالة فقدات المستندات.
سهولة التخزين: يوفر لك مجلس تك مساحات هائلة من التخزين الرقمي مقارنة بالأرفف الضخمة التي تستخدم لتخزين الوثائق الورقية. فمع مجلس تك يمكنك تخزين آلاف الوثائق إلكترونيًا بكل سهولة مما يوفر عليك ويوفر لك المساحة التي كنت تستخدمها في حفظ الأوراق والتكاليف والوقت وأيضًا..
البحث والاسترجاع بسهولة: ماذا يحدث إن ضاعت ورقة أو وثيقة مهمة؟ بالطبع تحدث مشاكل كثيرة وستهدر الكثير من الوقت في البحث عنها ويمكن في النهاية أن لا تجدها، ولكن مع مجلس تك الأمر متغير تمامًا. فبفضل الأرشيف الرقمي الذي يقدمه لك مجلس تك يكون الأمر بسيطًا وسريعًا. فبدلاً من تصفح الأدراج والملفات الورقية، يمكن إدخال كلمات مفتاحية في نظام البحث للعثور على الوثيقة المطلوبة في ثوانٍ.
تحسين الأمان: يوفر لك مجلس تك حماية مستنداتك ووثائقك من الفقدان أو الختراق، فالوثائق الرقمية يمكن حمايتها بطرق متعددة لا تتوفر للوثائق الورقية. يستطيع مجلس تك فعل ذلك من خلال استخدام كلمات مرور قوية، تشفير البيانات، وأنظمة النسخ الاحتياطي، يمكن ضمان أن تبقى البيانات آمنة ويمكن استرجاعها بسهولة.
إدارة القرارات الجمعيات العمومية و مجلس الادارة
إدارة القرارت في أي منظمة تُمثل العنصر الأكبر لنجاحها أو خسارتها، لذلك من المهم آن تكون هناك أدوات تساعدك في اتخاذ القرارات الصحيحة وفي الأوقات المناسبة، ،هذا ما يقدمه لك مجلس تك.
توثيق القرارات بدقة: يقوم مجلس تك بتوثيق كل قرار يتم اتخاذه بطريقة منظمة للغاية وهذا يشمل تفاصيل القرار ومن اتخذه والتصويت. كمان أن التوثيق الرقمي يسهل الرجوع إلى هذه القرارات في المستقبل للمراجعة أو التقييم بدلاً من الحاجة إلى تصفح ملفات ورقية قد تكون غير منظمة أو قديمة.
تتبع القرارات: يمنحك مجلس تك إمكانية تتبع القرارات لضمان تنفيذها بشكل صحيح وخطوة بخطوة، كما يمكن للمسؤولين تتبع التقدم في تنفيذ كل قرار مما يسهل عليهم التدخل في الوقت المناسب إذا لزم الأمر لضمان استمرارية تنفيذه بالطريقة الصحيحة.
الإشعارات والتذكيرات: من أهم المميزات التي يقدمها مجلس تك هي إمكانية إعداد إشعارات وتذكيرات بخصوص القرارات التي تحتاج إلى متابعة أو إجراءات معينة. هذا يضمن ألا يتم نسيان أي قرار أو تأخير تنفيذه مما يحافظ على تسريع القرارات وعدم تأخيرها.
لذلك فإن مجلس تك له دور كبير ومؤثر في صنع القرارات ومتابعتها مما يضمن نجاح المؤسسة وهذا هو الغرض الرئيسي لمجلس تك.
حماية كاملة لكل البيانات الاجتماعات و اعضاء مجلس الادارة
نسمع كثيرًا في الوقت الحالي عن الاختراقات والتهديدات الإلكترونية، وبالرغم أن هذه المشكلة ليست موجودة في الأنظمة الورقية التقليدية لكن مجلس تك يهتم كثيرًا بهذا الأمر عن طريق:
تقنيات حماية متقدمة: يوفر لك مجلس تك تقنيات حديثة ومتقدمة في حماية البيانات، مثل التشفير القوي الذي يضمن أمن البيانات المحفوظة أو التي يتم نقلها عبره محمية بشكل كامل، حيث أن التشفير يحول البيانات إلى رموز لا يمكن فكها إلا من قبل المستخدمين والأعضاء.
إدارة الوصول: يضمن لك مجلس تك أن كل مستخدم يحصل فقط على البيانات التي يحتاجها لأداء مهامه، وهذا يساعد بالطبع في تقليل أي مخاطر متعلقة بأمن البيانات.
المراقبة وتتبع: لزيادة تعزيز الأمان، يقوم مجلس تك بتسجيل جميع العمليات التي تتم على النظام وتقديم تقارير مفصلة، بالتالي تستطيع الإدارة من رصد أي سلوكيات مشبوهة أو غير متوقعة والتعامل معها بسرعة.
مما سبق نستنتج أن مجلس تك يعطي الأولوية القصوى لحفظ أمن بياناتك وهذا أمر ضروري جدًا لأي منظمة أو مؤسسة.
اجتماعات الفيديو عن بُعد (أونلاين)
لم يعد المكان مشكلة أو عائق، فمن أي مكان في العالم يمكن للأعضاء المشاركة في الاجتماعات بكل سهولة وفعالية.
جودة الصورة والصوت: يقدم لك مجلس تك صورة واضحة وصوت نقي مما يجعل التواصل أكثر فعالية.
المشاركة من أي مكان: يمكن لجميع الأعضاء من مختلف الأماكن حول العالم الانضمام إلى الاجتماع بسهولة مما يعزز التعاون ويسهل عملية صنع القرار.
توفير الوقت والمال: تقلل الاجتماعات عبر الفيديو أونلاين من الحاجة للسفر مما يوفر الوقت والتكاليف والجهد أيضًا.
المرونة: يمكن تنظيم الاجتماعات بسرعة وسهولة دون أخذ في الاعتبار مكان تواجد الأعضاء مما يوفر مرونة أكبر في التخطيط والتنفيذ.
الاجتماعات عبر الفيديو عن بعد لا غنى عنها الآن في العالم كله وفي مختلف المجالات، لذلك يوفر لك مجلس تك هذه الميزة بخصائص مميزة تجعل الاجتماعات أكثر انتاجية وراحة ومرونة.
مراجعة واعتماد محاضر اجتماعات مجلس الادارة و الجمعيات العمومية
يضمن لك مجلس تك مراجعة واعتماد محاضر الاجتماعات بدقة وفعالية وسرعة عالية مما يسهل من سير العمليات الإدارية بشكل صحيح.
التوثيق الدقيق: يقوم مجلس تك تسجيل كل ما يُطرح في الاجتماع بشكل واضح ومنظم مما يسهل عملية المراجعة لاحقًا.
المراجعة الفورية: بمجرد انتهاء الاجتماع، يمكن مراجعة المحاضر بشكل سريع وتعديل أي أخطاء أو إضافة معلومات ناقصة.
الاعتماد السريع: يسمح مجلس تك للمسؤولين بإعتماد المحاضر بكفاءة، وذلك بفضل الواجهة البسيطة والسلسة التي يوفرها مجلس تك.
الأرشفة الإلكترونية: تُخزن جميع المحاضر بشكل آمن في مجلس تك مما يسهل الرجوع إليها في أي وقت ويضمن حفظ السجلات.
من خلال تبسيط مجلس تك لعملية مراجعة واعتماد المحاضر يتمكن المشاركون في الاجتماع من التأكد من صحة المعلومات والإجراءات المتخذة مما يعزز الشفافية بين الأعضاء ويزيد من الكفاءة والانتاجية.
لا يقتصر نظام مجلس تك الرقمي فقط على توفير الأدوات اللازمة لإدارة القرارات، تنظيم الاجتماعات، أو تأمين البيانات، بل يعمل على دمج هذه العناصر بشكل يحقق التكامل والتناغم الكامل بين اجميع الأعضاء. لذلك يمكننا القول بأن نظام مجلس تك يمثل أداة متكاملة تساعد المنظمات على الارتقاء بمستوى أدائها ويوفر بيئة عمل رقمية مثالية تساعد المؤسسات والمنظمات في تحقيق أهدافهم بكفاءة وفعالية.
جرّب الآن واحصل على نسختك التجريبية